Vedtægter
§1 Navn og hjemsted Foreningen Aarhus MTB er stiftet den 2. februar 2015 og har hjemsted i Aarhus kommune. Foreningen er medlem af DGI og DCU (Danmarks Cykle Union) under Danmarks Idræts-Forbund (DIF).
§2 Formål Foreningens formål er at skabe et unikt mountainbikemiljø i Aarhus, hvor der er en koordineret og attraktiv indsats for herrer, damer, børn og unge, såvel motionister som licensryttere.
En indsats, der bidrager til en forbedring af sammenhold, sikkerhed, resultater og sundhed i mountainbikesporten. Det er endvidere foreningens formål at understøtte og udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen, samt at skabe kontakt med og deltage i netværk der udvikler muligheder og faciliteter for mountainbikesporten i Aarhus.
§3 Medlemskab og kontingent Alle, der aktivt anerkender og vil bidrage til foreningens formål, kan blive medlem. Medlemskab opnås, når medlemskontingentet er betalt. Kontingentet fastsættes på den årlige generalforsamling.
Deltagelse i træning / løb og klubbens øvrige arrangementer sker på medlemmets eget ansvar. Foreningen kan ikke stilles økonomisk til ansvar over for medlemmet, dennes materiel, person eller pårørende. Klubbens medlemmer skal til enhver tid udvise hensyn til andre skovgæster samt fremstå som en god repræsentant for mountainbikesporten og ikke mindst for Aarhus MTB. Al færdsel i skoven skal ske inden for skovforvaltningens begrænsninger og påbud. Deltagelse i offentlige medier må ikke være i strid med foreningens vedtægter.
Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller ekskluderes af bestyrelsen, såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sager om udelukkelse og eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet desuden krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, ved at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings beslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved vedtægtsændringer. Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlingsbeslutning, kan kun optages som medlem igen ved en ny generalforsamlingsbeslutning.
§4 Ordinær generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af november måned.
Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal finde sted med mindst 1 måneds varsel ved skriftligt meddelelse og opslag i klubben. Indkaldelsen skal indeholde navne på opstillede kandidater til bestyrelsen.
Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse.
Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med den endelige dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en 8 dage før generalforsamlingen.
Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde.
Stemmeret har alle medlemmer. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent
2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år til godkendelse
2a) Beretning fra de enkelte udvalg til orientering
3) Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse
4) Behandling af indkomne forslag
5) Fastsættelse af kontingent
6) Forelæggelse af bestyrelsens handlingsplan og budgetforslag for det kommende år til godkendelse
7) Valg af formand (lige år)
8) Valg af kasserer (ulige år)
9) Valg af 2 bestyrelsesmedlem (lige år)
10) Valg af 1 bestyrelsesmedlemmer (ulige år)
11) Valg af to suppleanter til bestyrelsen for 1 år
12) Valg af revisor og revisorsuppleant for 1 år
13) Valg af udvalgsformænd
14) Eventuelt
Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. §§ 10 og 11. Afstemningen sker ved håndsoprækning. Ved kampvalg eller hvis 1 medlemmer kræver det, skal der anvendes skriftlig afstemning.
Alle, der er fyldt 18 år, er valgbare til bestyrelsen. Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed foretages omvalg.
Såfremt en eller flere af posterne i bestyrelsen ikke besættes under den ordinære generalforsamling, kan generalforsamlingen give bestyrelsen bemyndigelse til at supplere sig selv indtil næste generalforsamling. I tilfælde af manglende kasserer har bestyrelsen mulighed for at inddrage/ansætte en ekstern bogholder.
Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.
§4.1 Digital Ordinær generalforsamling
Bestyrelsen kan beslutte, at der udelukkende afholdes en digital generalforsamling.
Beslutningen kan alene træffes, såfremt en fysisk generalforsamling ikke kan afholdes som følge af force majeure, herunder ved myndighedspåbud.
Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de digitale systemer og medier, der skal anvendes i forbindelse med den digitale generalforsamling. Bestyrelsen skal ved en digital generalforsamling sikre, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis, herunder at vedtægternes øvrige bestemmelser om generalforsamlingens afvikling iagttages. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at der sikres betryggende deltagelse og afvikling under hensyntagen til medlemmernes ret til at ytre sig og stemme på generalforsamlingen.
Bestyrelsen skal gøre foreningens medlemmer bekendt med, at der afholdes en digital generalforsamling i forbindelse med indkaldelse til Ordinær generalforsamlingen.
Bestyrelsen skal oplyse foreningens medlemmer om, hvordan digitale systemer skal anvendes i forbindelse med generalforsamlingen. Foreningens medlemmer skal ligeledes oplyses om, hvordan de tilmelder sig den digitale generalforsamling, og hvordan de kan finde oplysninger om fremgangsmåden ved generalforsamlingen.
Det digitale system skal på pålidelig måde kunne fastslå, hvem der deltager i generalforsamlingen, således der undgås uvedkommendes deltagelse. Systemet skal ligeledes sikre muligheden for hemmelig afstemning.
§5 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel eller 50 af foreningens medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet.
Generalforsamlingen skal afholdes senest fem uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
§6 Bestyrelsen Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Bestyrelsen består af 5 medlemmer, med formand og kasserer, der vælges direkte samt 3 øvrige bestyrelsesmedlemmer. Alle vælges for 2 år ad gangen.
Bestyrelsesmøde afholdes efter tilsigelse fra formanden eller når et bestyrelsesmedlem ønsker det.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden eller kassereren, er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.
Afgørelser træffes ved stemmeflertal.
§7 Tegningsret Foreningen tegnes af formanden eller kassereren. Ved økonomiske dispositioner er det kassereren eller formanden, der kan udbetale penge fra kontoen uden samtykke fra andre i bestyrelsen. Tegningsretten kan af bestyrelsen uddelegeres til enkeltpersoner eller udvalg. Ved gældsstiftelse og ved køb og salg af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den til enhver tid hørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse. Indholdet af denne paragraf skal i relevante situationer meddeles tredjemand.
§8 Regnskab Foreningens regnskabsår er fra d. 1.10 til 30.9. Bestyrelsen skal inden den 1 november afgive årsrapport for det foregående år til revisoren. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapport uddeles til den ordinære generalforsamling.
§9 Revision På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i november gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§10 Vedtægtsændringer Forandringer af disse vedtægter kan ske på enhver generalforsamling hvor to tredjedele af de afgivne stemmer for forslaget.
Vedtægtsændringer skal endvidere indsendes til Århus Kommunes Fritids- og kulturforvaltning for at sikre, at foreningen til stadighed kan godkendes som en folkeoplysende forening.
§11 Opløsning Bestemmelse om foreningens opløsning eller fusion med en anden forening, kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst to tredjedele af foreningens medlemmer er til stede.
For at forslaget kan vedtages, kræves at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling mindst 5 uger senere, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal medlemmer, der er til stede.
På afsluttende generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige/almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre skal doneres til.
I tilfælde af en fusion med en anden klub med tilsvarende interesseområde fx landevejscykling, cross og mountainbike, kan foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre tilfalde den nye klub.